Archivage des messages

Il est maintenant possible de récupérer en une seule fois tous les messages (devis, factures, ...) d'une période donnée. Vous pouvez donc stocker chez vous toutes vos factures de l'année.

Vos messages doivent être dans l'état "émis",  ce qui signifie que le message à bien été transmis et qu'il ne s'agit plus d'un simple brouillon. Pour cela, cliquez "Édition > Émettre" dans le menu en haut du formulaire de chaque message. Si vous avez beaucoup de messages encore au brouillon, utilisez la fonction d'émission de masse.

Une fois ceci fait, vous récupérez vos messages grâce à la fonction "Export archivage". Choisissez la période pendant laquelle les messages on été émis. Il est possible de limiter l'export à un type de message particulier. Vérifiez que tout les messages sont bien sélectionnés grâce au bouton "Aperçu", qui permet de voir la liste de ce qui sera exporté.

L'export archivage est une fonction payante, elle permet de financer l'entretient du service qui ne peut compter sur la publicité. Pour continuer, cliquez le bouton "Acheter". Vous êtes redirigé vers PayPal où vous pourrez payer, même sans compte PayPal, en utilisant tout simplement une carte de crédit. Une fois l'achat validé, il ne vous reste plus qu'a récupérer une archive ZIP contenant vos message. Pour cela, cliquez le lien qui apparait sous le formulaire et qui reste disponible 24h. Le bouton "Re-initialiser" vous permet de supprimer l'archive et d'utiliser cette fonction avec d'autres critères.

Si vous avez des difficultés à terminer votre archivage, vous sommes à votre disposition.

Raccourcis

Il est possible de se créer des raccourcis qui permettent de lire vos message, d'obtenir la version PDF du message et même de créer un nouveau message à partir d'un ancien qui sert alors de modèle.

Pour cela vous devez tout d'abord vous connecter à votre profil en cochant l'option "Rester connecté". Puis,
cliquer avec le bouton droit sur le lien ou l'icône qui vous intéresse dans vos liste de message et choisissez l'option "Ajouter à mes favoris" si vous utilisez Internet Explorer ou "Marque-page sur ce lien" si vous utiliser FireFox (ou l'option équivalent de tout autre navigateur).

Vous pourrez alors avoir un marque page direct avec le message que vous voulez voir ou créer.

Suivi de facturation

Vous pouvez maintenant faire le suivi de votre facturation en ligne. Quelle facture a été émise, envoyée, quand et à qui, et surtout, a elle été payée ?

Pour cela vous devez émettre votre facture en utilisant le menu "Edittion > Emettre". Vous pouvez spécifier la date de son envoi si ce n'est pas aujourd'hui. La facture n'est alors plus modifiable. Elle apparait dans le "suivi des factures" avec le montant restant à payer et les délais. Un bouton "$" vous permet de marquer cette facture "payée".

Il est possible de suivre et d'annuler l'émission et le paiement de la facture dans la nouvelle page d'historique de chaque facture.

Nouveautés décembre 2009

Voici les nouvelles fonctions du mois de décembre:

- La confidentialité maintenant sécurisée par HTTPS. Cela est particulièrement important quand vous vous connectez dans un cyber-café, chez un client ou via un wifi non crypté.

- Options de génération PDF: il est possible de mieux contrôler l'affichage du logo, de modifier la taille de la police, de remplacer le nom de votre société par le logo (ce qui permet de varier les polices).

- Options de messagerie: vous pouvez choisir votre format de numérotation, y inclure des éléments de date comme le jour, le mois, l'année sur 4 ou 2 chiffres.

- Par défaut, une adresse de facturation est utilisée. Cela simplifie les choses pour la majorité d'entre-vous. Il est toujours possible d'avoir plusieurs adresses de facturation et des préférences pour chacune d'entre elles en choisissant les options du profil utilisateur.